Descrição de cargos: como elaborar de forma adequada à sua empresa

A descrição de cargo é a função, o agregado de tarefas atribuídas a cada indivíduo na organização. (CHIAVENATO, 2000). Manter a descrição de cargos atualizada contribui no auxílio da visão sistêmica organizacional na necessidade de um cargo na organização.

Os cargos, dentro do contexto organizacional, compõem a estrutura organizacional dentro da gestão estratégica da empresa, ou seja, os cargos são uma parte da formação estratégica da empresa, que é a maneira como esta escolhe competir no mercado.

Como na imagem acima, fica evidente que os cargos representam a empresa tanto nos processos empresariais como na formação e atuação da organização. Diante disso, ter uma descrição de cargo atualizada permite:

1. Entendimento organizacional;

2. Principais atividades e responsabilidades do cargo na organização;

3. Representatividade da empresa no mercado em que atua.

Qual é a definição de um cargo?

Segundo Chiavenato (autor reconhecido em Administração de Recursos Humanos), pode-se definir cargo como um componente organizacional que representa um conjunto de deveres e responsabilidades que deve gerar resultados

Com isso, os cargos são modelados para a atual necessidade de uma função na organização que será desempenhada por um ocupante, contida na descrição de cargo.

“Assim, o cargo é uma unidade da organização e consiste em um conjunto de deveres e responsabilidades” (CHIAVENATO, 2000).Desse modo, podemos observar a importância que uma descrição de cargo fornece na empresa.

Além disso, com a descrição de cargo, é possível medir e avaliar as necessidades que o cargo precisa nos pontos em: Know-How (Como fazer); Solução de Problemas e Responsabilidade por Resultados.

Cada um desses conjuntos faz parte de metodologias de avaliação da posição hierárquica do cargo na empresa, assim como, a nitidez em avaliar o funcionário no desempenho organizacional:

1. Know-How (Como fazer)

O Know How explora a capacidade de conhecimento, habilidades e experiências exigidas por um cargo. Assim, é possível priorizar esses conhecimentos de acordo com a atividade a ser exercida.

2. Solução de Problemas

Avalia qual a complexidade dos problemas a serem enfrentados pelo cargo em termos de analisar, raciocinar, avaliar, criar, julgar, formular hipóteses e chegar a conclusões para resolver os problemas. O grau de complexidade dos problemas determina o quanto o cargo exige nível de gerenciamento.

3. Responsabilidade por resultado

Explora o quanto o cargo é responsável pela geração de resultados na empresa. Quanto mais responsabilidade por resultados um cargo tem, mais ações e consequências um cargo arca. Nesse caso, podemos dizer que um Gerente de Vendas tem mais responsabilidade por resultados que um Vendedor.

As 5 premissas para que a descrição de cargos seja efetiva:

Para realizar uma descrição de cargos ideal, é necessário atentar-se para alguns pontos fundamentais da descrição:

1. A descrição do cargo deve refletir o momento presente da empresa

Realizar uma descrição com base no passado não gera novos resultados para empresa. Como já dito, o cargo é uma peça fundamental no papel organizacional, desse modo, realizar a descrição que refletem a atual necessidade da empresa, ajuda a compreender a real necessidade de um cargo dentro desta.

2. A descrição deve ser feita com base nas atividades do cargo e não na pessoa que ocupa.

É fundamental que a descrição de cargo descreva as atividades que o cargo contém. A pessoa que recebe o título do cargo é classificada como apenas um ocupante, em que é contratado para realizar as atividades típicas do cargo. Segundo Chiavenato, um cargo pode ter um único ocupante, ou vários ocupantes.

Como exemplo, o cargo de Vendedor pode ser ocupado por várias pessoas enquanto a de Gerente de Vendas pode ser ocupado por apenas uma.

É importante lembrar que a descrição de cargo é um compilado de atividades que o ocupante irá desempenhar e não a descrição de como um ocupante realiza as atividades.

3.  Faça uma síntese sobre o trabalho que o cargo realiza

É importante fazer uma síntese completa em cada tipo de atividade que o cargo tem que executar. Dessa forma, fica claro como o que é a atividade, por qual meio realizar e qual finalidade irá atingir.

4. Analise o ciclo completo do cargo

Esse item, refere-se à cargos que contém níveis de experiências diferentes, como Júnior; Pleno e Sênior; ou Nível I; II e III. É importante que nessas descrições de cargos façam o formulário que contenha todas as atividades principais desempenhada em todos os níveis. Ou seja, se um cargo de Vendedor contém níveis de experiência diferentes, recomenda-se realizar um formulário de descrição de cargo para todos os níveis e não um formulário para o Vendedor Júnior, o Vendedor Pleno e o Vendedor Sênior.

A descrição de cargos é uma para cada cargo existente e o que diferencia um ocupante do outro, quando há níveis de experiência, é a forma de avaliação de desempenho. O intuito da descrição de cargos é conter todas as atividades para que ao longo da jornada dessa carreira, o ocupante esteja realizando todas as atividades do cargo.

5. Valide com o superior imediato

Uma das importâncias de ter uma descrição de cargos é perceber a real necessidade desse cargo na empresa. Desse modo, é indicado a validação do superior imediato para que os gestores, da empresa ou da área, tenham a visão exata do que aquele cargo gera de resultados para empresa e assim, decidir se esse cargo ainda tem sentido dentro da organização hoje.

Os principais campos de um formulário de descrição de cargos

Para construir uma descrição de cargos adequada, há quesitos fundamentais:

1. Identificação

A identificação no formulário deve ser composta no intuito de esclarecer o nome do cargo (como Vendedor), onde se encontra (como a gerência, a diretoria, a área ou o departamento), o superior imediato (para quem esse cargo responde diretamente) e a data de criação ou de atualização da descrição do cargo.

2. Missão do Cargo

A missão retrata o porquê o cargo existe, deve explicar o propósito para qual esse cargo foi criado. A missão responde a pergunta: o que é o cargo, porque existe e onde impacta.

3. Principais Atividades

As principais atividades respondem e descrevem o que o cargo deve fazer para atingir os resultados esperados.

A listagem não se dá em uma lista gigantesca de atividades, uma boa lista de atividades fundamentais do cargo, se dá entre 5 e 7 sentenças escritas de forma completa, ou seja, que contenham qual a atividade, quem atinge, qual a finalidade e quais instrumentos utiliza.

4. Desafio

O desafio do cargo pode ser somente um, mas que mostre o que pode ser ser atingido e explique o motivo de existir esse desafio. Deve ser focado no momento presente da empresa, e como o desafio do cargo é importante para a organização como um todo.

5. Hierarquia

Uma boa descrição de cargo contém o posicionamento hierárquico do cargo na organização. Isso ajuda a compreender o papel organizacional que o cargo contém, o que influencia e como é influenciado.

Uma dica ao colocar o organograma na descrição de cargo é colocar a posição do cargo, do superior imediato e do superior do superior imediato, ou seja, 3 níveis hierárquicos. Se for um cargo que possui função de gerência ou liderança, é importante listar os cargos que estão abaixo na hierarquia.

6. Requisitos do Cargo

Nessa parte do formulário é onde se coloca os tipos de formação, conhecimento e experiências que são necessários para ocupar o cargo.

Pode-se explorar a formação acadêmica: como ensino técnico, superior, pós-graduação ou MBA. O tempo de experiência exigido, como 1 ano, 2 anos, 3, ou 4 anos de experiência. Isso se adapta à realidade da empresa. Conhecimentos específicos: como habilidades interpessoais, cursos, certificados, conhecimentos em softwares.

Em geral, o mais importante na descrição de cargos é definir o escopo de atuação do cargo que represente a necessidade do cargo na organização, afinal, o cargo constitui a representatividade da sua empresa.

É importante finalizar dizendo que os cargos devem servir a estratégia principal da empresa. Sem uma direção a ser seguida, não se pode compreender as necessidades processuais e hierárquicas. Portanto, um planejamento estratégico está totalmente ligado à descrição de cargos.

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Escrito por: Raíssa Rodrigues, Consultora

Revisado por: Hugo Braga, Analista de Mercado

AD&M Consultoria Empresarial