Mapeamento de Processos: 7 motivos para mapear os processos de sua empresa

O atual contexto empresarial tem buscado cada vez mais somar ferramentas estratégicas condizentes com os avanços tecnológicos, sendo que o objetivo dessas mudanças está relacionado fortemente ao alavancamento do seu negócio, que sabendo onde estamos promovido pelo diagnóstico podemos traçar caminhos, consequente atrelados ao  vaso da estratégia.

Diferentes recursos lançados pelo mercado podem elevar o conjunto organizacional ao topo, que quando abarcados pelo planejamento estratégico sublimam a volatilidade do mercado caso estabelecidos e manipulados com metodologia e destreza, como exemplo temos a metodologia 5s. 

Dessa forma, o artigo a seguir irá acrescentar ao seu portfólio de cartas na manga, um ás efetivo, o mapeamento de processos, no que condiz às atividades incorporados ao seu negócio em face de um mercado altamente volátil.

De acordo com Villela (2000), o mapeamento de processo é uma ferramenta gerencial analítica de comunicação que têm por objetivo ajudar a melhorar os processos existentes ou implantar uma nova estrutura voltada para processos.

Quando lemos a construção de texto “Mapeamento de Processo”, possivelmente o primeiro objeto que os vem a mente seja um mapa, posteriormente nos instiga a palavra processos, sendo estes mais abstratos para a nossa percepção. 

Assim, entende-se por processos as sequências de atividades que, sendo compostas por entradas (in-put) e saídas (out-put) na produção de bens e/ou serviços, estes são fornecidos para clientes, que de acordo com sua postura de consumidores, buscam agregar o máximo de valor às suas compras em função de suas necessidades.

Baldam et al (2007, p.19) define processos como “um encadeamento de atividades executadas dentro de uma companhia ou organização, que transformam entradas em saídas”. 

A divisão teórica e prática que cabe aos processos é voltadas para a abrangência dos mesmos, sendo assim divididos em macro-processos, processos, subprocessos e atividades. Além do mais, é preciso levar em consideração o conceito de cadeia de valor, abarcando inclusive o MVV.

A cadeia de valor abarca o grande conjunto de atividades, podendo ser de apoio ou primárias, executadas por uma organização permitindo assim analisar as questões que levam ao desenho detalhado dos processos

Tendo em vista que os processos estão inseridos no alvo da gestão da qualidade, as operações de sua empresa devem estar incluídas em algum parâmetro de qualidade, assim sublimando possíveis desavenças relativas às atividades e fluxos, além de atrelados à gestão por competências aplicadas ao capital humano.

A partir da perspectiva de processos, gestão dos mesmos, e cadeia de valor, a priori podemos dizer que é tido como fundamental a formulação dos processos, já que esses devem gerar valor ao consumidor, e consequentemente à sua empresa.

Outro aspecto bastante importante de ser considerado é a necessidade do direcionamento às boas práticas do nível de processos, estas não devendo ser completamente engessadas, já que podem e devem sofrer alterações, por outro lado, é essencial que sejam muito bem embasadas na contexto organizacional e mudanças do mercado.

Além do mais, observa-se atualmente uma preocupação muito grande das empresas com relação ao desenvolvimento de seus processos internos e externos, tendo em vista a tendência mundial do estudo, pesquisa e implementação na área, principalmente quando voltado para a exponencial revolução tecnológica, que pode parecer intangível, mas que vem se tornando mais presente no mercado.

Com isso, o mapeamento de processos  como ferramenta organizacional, também conhecido como modelagem de processos faz-se necessário em face de seu potencial acréscimo de valor ao negócio. A seguir serão apresentados 7 motivos para incrementar sua empresa com  mapeamento de processos.

1. Dimensionamento dos processos 

O dimensionamento dos processos consiste na tangível visualização dos processos inseridos em um mapa, já que constitui um desenho, trazendo uma percepção visual da entrada e saída das atividades determinadas nos processos. 

Incluída a essa ideia está a cadeia de valor, que representando de forma estruturada o funcionamento de seu negócio, já que seu papel principal está em estabelecer vantagens competitivas frente à concorrência a partir da diferenciação. Abaixo estão duas imagens que representam os conceitos tratados respectivamente de cadeia de valor e divisões dos processos.

                        Cadeia de valor                                   Divisões dos processos

2. Otimização do fluxo (T.C e T.G.S)

Trazendo uma percepção mais histórica do assunto, a Teoria Científica desenvolvida por Frederick Taylor em seu estudo na Midvale Steel Company deram um ponta pé inicial para o foco nos processos organizacionais, que por meio do estudo de tempos e movimentos buscava a otimização. 

Posteriormente, com Ludwing Van Bertalanffy, a Teoria Geral dos Sistemas ganhou força, aprimorando potencialmente o desenvolvimento dos processos, chegando enfim o mapeamento de processos

Dessa forma, com a inserção do mapa como a base para a otimização do flow, fluxo de atividades relativas às funções da empresa, visto de outro forma, entende-se o que faz parte de cada processo e sua sequência lógica individual e conjunta, valorizando fortemente as atividades do negócio.

3. Facilitador do desenvolvimento de processos 

Outro ponto crucial é que com a tangibilização das operações, torna-se mais acessível a adaptação das mesmas, fator essencial para a manutenção dos processos, tendo em vista a presença da sua empresa em mercados potencialmente competitivos. 

Com o mapeamento, delimita-se o escopo dos processos atuais, facilitando assim a reconstrução dos mesmos, sendo de fundamental auxílio o feedback, e aplicabilidade de inovações, essas responsáveis por tornar as atividades cada vez mais eficientes.

4. Redução de custos

Alavancado pelo motivo anterior, é possível com a maior eficiência dos processos aumentar a eficácia resultante dos esforços, gerando a consequência mor da efetividade, capaz de obter operações que otimizam os passos e a atuação, não deixando de lado o objetivo principal das empresas, a lucratividade consequente da redução dos custos, sendo fundamental a análise financeira no alcance dos objetivos.

5. Alinhamento organizacional 

A consistência para o bom funcionamento dos processos é relacionado às pessoas, organização e recursos, conjuntos estes capazes de abarcar uma série de possibilidades e limitações, que quando coesas, alinhadas, são definitivas para o alcance dos resultados.

6. Potencial engajador de indivíduos e grupos 

O capital humano de sua empresa, este que executa basicamente as funções do cargo inseridas na descrição dos cargos, quando confrontado com um desenho explicativo de funções, atividades, metas, normas, condutas e outros diversos aspectos que podem ser tratados como necessários no mapa, trazem maior união aos interesses individuais e coletivos.

Fato este condizente com a ideia de uma organização, esta que, por meio do desenvolvimento de seus integrantes, recursos e estrutura, ambientando a ideia de pertencimento do grupo objetivando à causa, abre portas para a sustentação da mesma nos ambientes mais adversos.

7. Metamorfose do negócio (KAFKA)

Chegamos ao momento do texto capaz de causar mais diferentes perspectivas, mas deixo registrado que o objetivo é ampliar a visão dos leitores com relação às capacidades do mapeamento

Franz Kafka em sua obra “A Metamorfose”, publicada em 1915, que apresentando conteúdo de caráter historicamente infinito e fortemente aplicável aos negócios, de forma sucinta conta a história de um ser humano que se transformou em inseto. 

Provavelmente, você leitor deve ter entendido como algo bastante estranho, porém, a ideia intrínseca ao título traz um universo de reflexões, já que abarca a tão potencial mudança, capaz de transformar perspectivas, meios, e inclusive formar o planeta no qual estamos desde que a história existe como tal. 

Elevando o mapeamento de processos nesse escopo, nota-se a sua necessidade de revisão e mutação, representando uma caminhada do negócio às melhores práticas, que aplicadas ao seu negócio, estando de acordo com o mercado, impulsionado pelo capital humano adequado, tecnologias inovadoras, estrutura corporativa consistente, é capaz de compor substancialmente seu diferencial.

Portanto, os motivos apontados para a elaboração de mapeamento de processos, inseridos no contexto de um mercado fortemente turbulento sustenta a importância de ter os processos mapeados, demonstrando os relacionamentos e caminhos das atividades, incluindo pessoas, dados e outros demais recursos envolvidos na produção de determinado bem ou serviço, facilitando sua observação, acompanhamento, atualização e inovação nesse cenário.

Por fim, a ferramenta de mapeamento de processos é vista como um forte aspecto de diferenciação, e sua constante observação e manutenção entre os indivíduos da organização pode trazer melhorias substancialmente positivas para os processos, e mais ainda, para a otimização dos recursos que compõe o todo organizacional

Deixe uma resposta